La convocatoria del Consejo Internacional de Archivos para celebrar a escala mundial la labor archivística cada 9 de junio, obtiene anualmente una creciente respuesta por parte de entidades y personas de los más diversos países, ocupaciones e intereses. Próximos a esa fecha, la motivación para entrevistar a Maritza Soto, Máster en Ciencias que dirige la institución a cargo de esta actividad en el Ministerio de Cultura, podemos enunciarla en dos preguntas:

- ¿En qué consiste el trabajo del Archivo Central del MINCULT?

- ¿Cuáles son los principales servicios que ofrece actualmente?

“Explicar nuestro trabajo es algo esencial, y amerita dedicarle todo el tiempo que resulte necesario debido a que tradicionalmente la labor archivística ha sido vista, en general, como un poco monótona, o utilizando una frase actual: con un perfil sin muchos seguidores…

Todo lo contrario, la realidad demuestra que los archivos tienen un papel cada vez más activo e interesante en la vida de la sociedad y los individuos, como sucede en el caso específico del Archivo Central del Ministerio de Cultura, que con categoría de institución adscripta a este organismo tiene la función de velar por el cumplimiento en las entidades de nuestro Sistema, lo establecido para actividades de gestión documental y conservación de la memoria histórica por el Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba (creado mediante el Decreto Ley 221 del año 2001).

Pero la experiencia archivística del sector cultural cubano no empieza a partir de ese momento, sino que tiene una tradición prolongada mucho antes en el tiempo, con fechas significativas como el 4 de julio 1966, cuando se creó el Archivo General de Cultura, una dependencia del Consejo Nacional de Cultura ubicada en el Reparto Siboney, que asumió la función de custodiar documentos originales de valor significativo para el arte y la cultura cubanas producidos por instituciones y creadores de nuestro país desde hace más de un siglo.

Luego de varias transferencias documentales a entidades que integran dicho Sistema Nacional de Archivos de Cuba, parte de aquellos documentos la hemos heredado en el Archivo Central del Ministerio de Cultura, constituyendo uno de los fondos históricos de mayor interés que poseemos actualmente. 

Por ejemplo, los documentos más antiguos conservados en este Archivo se remontan a inicios de la República de Cuba, en 1902, y fueron generados por la Secretaría de Instrucción Pública creada ese propio año bajo la dirección de Eduardo Yero, con la finalidad de rectorar la actividad cultural elitista que tenía lugar fundamentalmente en la capital del país.

Desde 1909 esa institución se denominó Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, hasta que en 1934 se establece una Secretaría de Educación, en la que se crea una Dirección de Cultura a iniciativa de Jorge Mañach, entre cuyos primeros directores estuvo Raúl Roa, según escritos originales que integran los fondos a que hacía referencia anteriormente. 

Para resumir esta cronología, podría añadir que en 1955 esa Dirección adquiere un estatus propio, denominándose Instituto Nacional de Cultura, en el marco del Ministerio de Educación y coexistiendo con diversas instituciones culturales adscriptas a dicho organismo, así como con otras que tenían su propio presupuesto y eran regidas por Patronatos oficialmente asignados.

Una etapa muy interesante desde el punto de vista de las fuentes primarias de información, pues generalmente la bibliografía publicada permite conocer la elaboración de contenidos que a partir de tales fuentes realizan los diversos autores, quedando en una especie de penumbra esas colecciones que se han ido formando con donaciones o depósitos aportados por artistas e intelectuales así como por instituciones y sociedades culturales ya desaparecidas, según sucede con el Conservatorio Nacional de Música de La Habana, la Academia de Bellas Artes, la Sociedad de Conciertos, la Academia de Arte Dramático, y el Lyceum Lawn Tennis Club, entre otros casos.   

Tras el triunfo revolucionario de 1959, como parte de la reestructuración de ese ministerio desaparece aquel Instituto Nacional de Cultura y vuelve a funcionar la Dirección de Cultura del MINED, dirigida nada más y nada menos que por Vicentina Antuña, con la peculiaridad de contar con coordinadores provinciales para tener realmente un alcance en todo el territorio nacional.

Entre los años 1959 y 1960 están fechados documentos fundacionales de entidades culturales cubanas tan representativas como la Orquesta Sinfónica Nacional (Ley 590 del 7 de octubre de 1959); siendo en 1961 que se establece el Consejo Nacional de Cultura, con una función rectora de las actividades culturales realizadas por los organismos y las instituciones oficiales cubanas, en correspondencia con la política del gobierno revolucionario. 

Finalmente, en 1976 se crea el Ministerio de Cultura, como parte de la Ley 1323 dedicada a la nueva organización de la administración central del Estado,  dirigido durante sus dos primeras décadas por Armando Hart, hasta que en 1997 es designado en ese cargo Abel Prieto, actual ministro de cultura cubano.

Y aquí retomo tus preguntas iniciales, con motivo del próximo 9 de junio, Día Internacional de los Archivos, para caracterizar el quehacer que desarrollamos en el Archivo Central del MINCULT, así como los principales servicios que ofrecemos a personas jurídicas y naturales.

La máxima que rige nuestro trabajo en el Sistema Institucional de Archivos de la Cultura es sencilla y consistente a la vez: centralizado metodológicamente y descentralizado operativamente.

Con ese enfoque ejecutamos una labor a escala nacional, que ha permitido identificar a todas las entidades culturales del país mediante un Sistema de Codificación que parte del organismo central con sus oficinas, y se extiende a los institutos y consejos, empresas y organizaciones no gubernamentales, entidades adscriptas, llegando a las direcciones provinciales y municipales de cultura, con su propio sistema territorial que incluye a las entidades locales.

Realmente, este Sistema abarca hasta la más pequeña Casa de Cultura o el cine más recóndito existentes en Cuba, con los que trabajamos de conjunto, sobre la base de un Manual de Normas y Procedimientos elaborado aquí por nosotros y atemperado en cada lugar por las personas encargadas de aplicarlo según sus condiciones específicas, siempre a tono con las orientaciones que recibimos del Archivo Nacional, órgano rector del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba, donde nos satisface estar reconocidos como un sistema consolidado a nivel de país, ocupando uno de los primeros lugares entre los diversos organismos de la administración central del Estado.

En el Archivo Central del Ministerio de Cultura tenemos dos grupos de trabajo: el de Procesamiento y Servicios Técnicos, que cuenta con tres especialistas, así como el de Conservación y Trabajo Metodológico, con dos especialistas, pero debo decir que, en la práctica, todos hacemos de todo: búsquedas, investigación, asesorías, siempre con el nivel de acceso y las condiciones correspondientes al Código de Ética del Archivero emitido por el Archivo Nacional. Lo demás es el encanto propio del Archivo, que radica en la fuente primaria, donde es tan importante el contenido del documento como el soporte, la procedencia… sin olvidar que también las bibliotecas y los museos tienen su atractivo peculiar, sólo que para nosotros ese encanto de las fuente primarias se identifica con la conciencia de que una adecuada gestión de los documentos de hoy garantiza la memoria del futuro.

Y esto gira siempre en torno a la satisfacción de nuestros usuarios. Por ejemplo, cuando hay algún cambio de director o viceministro en el MINCULT nos llaman para hacer la transferencia de documentos y determinar la parte que pasará al Archivo Central, en cuya dirección fui precedida por Digna Cardoso, una compañera que acumuló gran experiencia en nuestro ministerio.

Yo pienso que el avance logrado paulatinamente por nuestro equipo de trabajo se debe a dos elementos decisivos: el apoyo recibido desde todos los niveles del MINCULT, garantizando la sostenibilidad de nuestra labor, y los vínculos cultivados día a día con los integrantes del sistema nacional de archivos de la cultura. Actividad que realizamos en un espíritu de hermanamiento con otras entidades: Red de archivos históricos provinciales y municipales, Asambleas del Poder Popular, Oficinas del Historiador de la Ciudad en cada territorio, en fin, todos los que sabemos que sólo de conjunto lograremos la prioridad que merece el patrimonio documental del país.

Y hablando de integración de esfuerzos, periódicamente organizamos el Pleno y Taller Nacional del Sistema de Archivos de la Cultura, cuya primera edición fue en el año 2003 y la novena en el 2016, realizada en el Centro Nacional de Capacitación para la Cultura, previendo la décima convocatoria para el próximo año 2018. Básicamente, el valor de este encuentro profesional radica en ser la ocasión en que se reúnen todos los gestores de archivos de las entidades culturales de Cuba, participando representantes de todas las direcciones provinciales de cultura, incluyendo el municipio especial Isla de la Juventud. No exagero al decir que ese evento, además de las conferencias magistrales, ponencias e intercambios de experiencias, permite realizar tareas concretas y necesarias como son las actualizaciones de los Cuadros de Clasificación, la conservación preventiva, el estudio de los tipos documentales propios, y la coordinación de asesorías entre unidades archivísticas de provincias cercanas.

En el actual año 2017 hemos intensificado las visitas territoriales, y estrechado los vínculos con la Comisión de Memoria Histórica del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, a la vez que esperamos la aprobación de la política del gobierno para el Sistema Nacional de Archivos de Cuba. Mientras, en este primer semestre rendimos cuentas como Sistema Institucional de Archivos de la Cultura ante las máximas instancias del país, y en reunión convocada por Miguel Díaz-Canel, primer vicepresidente del Consejo de Estado.

Como complemento a esta caracterización nacional, debo mencionar que en el plano internacional hemos desarrollado algunas acciones de utilidad teórica y práctica, que comprenden desde la ejecución de dos proyectos en el ámbito de los archivos iberoamericanos y la participación en cursos especializados en países como México (digitalización de patrimonio documental) y España (Maestría en gestión documental), hasta la formulación de propuestas de proyectos junto al Centro para la Colaboración Internacional del MINCULT, todo lo cual facilita el intercambio de experiencias y medios técnicos con archivos y asociaciones profesionales afines en el mundo, siendo la institución de más amplio alcance geográfico el Consejo Internacional de Archivos, creado en 1948 en París, con estatus oficial ante la UNESCO, y precisamente es la entidad que ha institucionalizado el Día Internacional de los Archivos.

No te respondería totalmente sin señalar que el desempeño de los trabajadores del Archivo Central del Ministerio de Cultura no lo evaluamos por los medios sino por lo fines. Es decir, lejos aspirar a usar un mando a control remoto que abra los estantes, toda nuestra actividad se centra en el servicio a los usuarios, conscientes de que sin ellos sólo seríamos un almacén de documentos.

Para concluir, pondré algunos ejemplos que hemos atendido en cumplimiento del procedimiento de acceso al Archivo y a cada tipo de documento (ya sea libre o restringido), me refiero a jubilados de instituciones como la Imprenta Nacional de Cuba que han podido documentar sus años de servicios con datos existentes en nóminas de los años sesenta; así como solicitudes de nuestro propio ministerio, investigadores foráneos y nacionales, o alumnos del Instituto Superior de Arte que han enriquecido sus proyectos con documentos originales que conservamos sobre la docencia artística cubana a lo largo del último siglo.”